Ausschlussfristen in Arbeitsverträgen (auch „Verfallfristen“ genannt) lauten sinngemäß, dass Ansprüche innerhalb einer Frist von z.B. drei Monaten nach Fälligkeit und Kenntnis geltend gemacht werden müssen und anderenfalls verfallen. Oft finden sich auch solche Fristen in Tarifverträgen. Mit Ausschlussfristen kann erreicht werden, dass schon nach kurzer Zeit Rechtsklarheit besteht und der Arbeitgeber nicht mehr mit länger zurückliegenden Ansprüchen z.B. auf Überstundenvergütung oder freiwillige Sonderzahlungen überrascht werden kann. Da Ausschlussfristen nicht einseitig sein dürfen, müssen sie auch für Arbeitgeber gelten und zwingen, z.B. Schadensersatzansprüche fristgerecht gegenüber dem Arbeitnehmer geltend zu machen.

Auch Arbeitsverträge unterliegen der Inhaltskontrolle wie „Allgemeine Geschäftsbedingungen“. Bei der konkreten Gestaltung sind etliche Dinge zu beachten, damit die Vertragsklausel keine „unangemessene Benachteiligung“ darstellt und deshalb unwirksam ist. Sie muss im Vertrag unter einer entsprechenden Überschrift leicht zu finden sein. Die Frist darf nicht beginnen, solange der Gläubiger keine Kenntnis davon haben konnte. Auch darf die Ausschlussfrist nicht kürzer als drei Monate sein.

Laut Gesetz ist es unzulässig, die Haftung für die Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit oder für Vorsatz oder grobes Verschulden zu begrenzen, weshalb dies auch nicht indirekt durch kurze Ausschlussfristen erfolgen darf. Diese Fälle sind vom Anwendungsbereich der Ausschlussfristen auszunehmen. Da der gesetzliche Mindestlohn zwingend ist, wird auch dieser Anspruch nicht von der Ausschlussfrist erfasst, was klargestellt werden sollte.

Verbreitet sind auch zweistufige Ausschlussfristen: Wird der Anspruch nach fristgerechter Geltendmachung nicht anerkannt, kann eine Frist zur gerichtlichen Geltendmachung bestimmt werden. Auch diese zweite Frist darf nicht kürzer als drei Monate sein. Erhebt ein Arbeitnehmer Kündigungsschutzklage, wahrt dies nach neuer Rechtsprechung auch die zweistufige Ausschlussfrist für die anknüpfenden Entgeltansprüche wegen Annahmeverzugs.

Besonders bedeutsame Ansprüche werden nach Sinn und Zweck nicht von der Ausschlussfrist erfasst, z.B. betriebliche Altersversorgung, Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte, Urlaubserfüllung (anders bei der Urlaubsabgeltung) oder Herausgabe von Eigentum.

Von Bedeutung ist eine Gesetzesänderung (§ 309 Nr. 13 BGB), wonach in Allgemeinen Geschäftsbedingungen ab Oktober 2016 kein Schriftformerfordernis für Anzeigen und Erklärungen mehr vereinbart werden darf. Vielmehr muss Textform (z.B. auch per E-Mail oder Fax) ausreichen. Bisher ist es völlig üblich, in Arbeitsverträgen für die Wahrung von Ausschlussfristen „Schriftform“ zu verlangen. Zukünftig sollte dies für neue Arbeitsverträge in „Textform“ abgeändert werden, um Klarheit zu haben und nicht eventuell die Unwirksamkeit der ganzen Ausschlussfrist zu riskieren.

Die gesetzliche „Schriftform“ für Kündigungen und Aufhebungsverträge bleibt aber unverändert bestehen und ist unbedingt zu beachten.